Big Bazar houdt meer tijd over voor de klant

Met 130 winkels verspreid over Nederland, is Big Bazar inmiddels een bekende landelijke huishoudwinkel met een groot aanbod aan drogisterij- en huishoudelijke artikelen, speelgoed en snoepgoed. Om de bevoorrading naar de winkels en verkoop in de juiste banen te leiden, is een goed werkend ICT-landschap van vitaal belang voor de dagelijkse bedrijfsvoering

Het is misschien niet iets waar een gemiddelde klant bij stilstaat wanneer die een product uit het schap pakt om dit bij de kassa af te rekenen. Maar bij een dergelijke transactie zijn meerdere applicaties aan het werk om onderling gegevens uit te wisselen. Hoe zorg je er dan als retailer voor dat deze applicaties goed op elkaar zijn aangesloten? Bijvoorbeeld om informatie in maar één applicatie in te voeren en vervolgens in meerdere applicaties te hergebruiken? Of om stuurinformatie op te vragen die in meerdere systemen ligt opgeslagen?

Een veel gebruikte methode hiervoor is een Enterprise Service Bus, een tussenlaag die alle applicaties achter de schermen op logische wijze met elkaar laat communiceren.

Wat is ervoor nodig om bedrijfskritische applicaties via een Service Bus met elkaar te verbinden? En hoe is de implementatie hiervan verlopen bij Big Bazar? Evert Zaal, IT-manager bij Big Bazar, en Jeroen de Ruiter, projectleider bij Agerion, geven ons een kijkje in de keuken.

Jeroen: “De Service Bus is binnen een retail-organisatie als Big Bazar onmisbaar. De nieuwe Service Bus is hét communicatiemiddel tussen het ERP-systeem, het kassaregistratiesysteem, het voorraadbeheer en de logistieke dienstverlener. Met de Service Bus verlopen onderlinge datatransacties efficiënt, consistent en snel én worden alle data veilig opgeslagen. Een echte spin in het web waar het gaat om inkoop, logistiek, voorraadbeheer en verkoop.

In de praktijk betekent dit het volgende. Stel, ik zie als klant dat een bepaald product op is. De verkoopmedewerker scant de barcode van het betreffende product en geeft in het kassasysteem aan hoeveel er nodig zijn. De Service Bus haalt de bestelling van de kassa op en stuurt deze door naar de inkoopapplicatie. Hier worden alle bestellingen verzameld, waarna ze worden doorgestuurd naar het magazijn. Op de eerstvolgende leveringsdag worden de producten aan de betreffende winkels uitgeleverd en ligt het product weer in de winkel.”

Evert: “Als onze bedrijfsprocessen veranderen en bestaande applicaties niet meer aansluiten, kunnen we selectief deze applicaties afkoppelen en andere aansluiten op de Service Bus. In de toekomst zal dat alleen maar vaker gebeuren. De waarde van een dergelijk systeem is dus dat je er steeds meer aan kunt koppelen. Data voeren we in op één plek in het ERP-systeem. De data in de kassa zijn hierdoor altijd up-to-date met de laatste acties en kortingen en de schapkaartjes in de winkel tonen actuele prijzen. Als een klant bij de kassa afrekent, is er nu geen discussie meer over wat er op het schapkaartje staat en de prijs die de kassa laat zien.

Kortom, de Service Bus houdt ons applicatielandschap overzichtelijk en toekomstbestendig zonder afhankelijk te zijn van kennis in de hoofden van mensen.”

Jeroen: “Om de nieuwe Service Bus met de leverancier op te zetten en in te richten, had Big Bazar een projectleider nodig om dit project te begeleiden. Big Bazar werkte al met Dynamics 365 for Finance & Operations dat, net als de Azure Service Bus, een dienst is van Microsoft. Bij Agerion hebben wij veel ervaring met deze applicaties en werken wij voor verschillende retailers.”

Evert: “We zijn een kleine organisatie en hebben onvoldoende capaciteit om dergelijke projecten in goede banen te leiden. Bovendien was de grootste verandering dat we in de cloud gingen werken en dat is best complex. Het beste is om daar mensen voor in de schakelen die ervaring hebben. Agerion is thuis in de retailbranche en weet wat een IT-oplossing als deze moet kunnen binnen een bedrijfsvoering zoals die van ons. Ook eerdere trajecten met het stroomlijnen van bedrijfsprocessen zijn onder hun ervaren begeleiding naar tevredenheid verlopen.”

Jeroen: “Wat me opviel bij het begeleiden van dit project is dat iedereen binnen Big Bazar erg gedreven is en heel graag zijn best wil doen voor het bedrijf. Hierdoor is de sfeer fijn om in te werken. Ook al staan een aantal afdelingen best wel onder druk, binnen de organisatie blijft men gemotiveerd.”

Hoe blijven jullie net dat stapje voor op andere retailers? 

Evert: “Belangrijk om op te merken is dat we voor Microsoft applicaties in de cloud hebben gekozen. Dat maakt het beheer van de Service Bus een stuk eenvoudiger. Nu hoeft nagenoeg alleen het berichtenverkeer te worden gemonitord en in veel mindere mate de infrastructuur eronder.

In de cloud werken, vergt wel een andere mindset. Je moet je namelijk aanpassen aan de updates in de cloud. Die gaan continue door, wat zoveel betekent als dat je daar de interne IT-processen weer op aan moet passen. Het grootste voordeel van werken in de cloud is dat Big Bazar klaar is voor de toekomst waar het gaat om ons IT-landschap. Dit is altijd up-to-date en zo loopt Big Bazar nooit achter de feiten aan.

Deze modernisering betekent dat onze medewerkers in de winkel meer tijd hebben voor onze winkelende klanten. Voorheen klopten gegevens soms niet of schortte er wat aan de techniek. Het kostte steeds veel tijd om dat op te lossen. En waar de bedrijfsleider twee keer per week de schappen langs liep om te tellen, hoeft dat nu niet meer. Hij heeft nu meer tijd om de winkel aantrekkelijk in te richten voor de bezoeker. Kortom, met dit nieuwe IT-landschap houden we tijd over voor de klant.”