Hardware vervangen met Corona hindernissen

GrandVision Benelux sloot haar winkels, waaronder alle Eye Wish en Pearle winkels in Nederland en België, volledig in de eerste Corona-golf. Een onwerkelijke situatie voor ook deze retailers. Dit belemmerde niet alleen de ontvangst van klanten in de winkels, ook de lopende IT projecten in Europa werden plots tot nader order een halt toegeroepen door deze crisissituatie.

Onder andere de ontwikkeling van nieuwe kassa-software en de vervanging van werkstations, servers en kassa’s in de shops viel stante pede stil. Een logisch besluit – niemand wist immers wat de pandemie voor gevolgen zou gaan hebben. Naarmate de weken en zelfs maanden verstreken werd het gelukkig geleidelijk weer mogelijk om klanten op afspraak te verwelkomen in de winkels en werd het moedige besluit genomen de uitrol van nieuwe hardware in de Nederlandse en Vlaamse winkels te vervolgen.

Belangrijk bij een grootschalige vervanging van hardware als deze is echter dat je niet te lang oude en nieuwe systemen naast elkaar wilt laten draaien. Dat betekent immers support van twee totaal verschillende systemen, wat voor een interne support-afdeling een enorme uitdaging is. Noodzaak dus om deze uitrol zo efficiënt mogelijk te realiseren.

Dit is iets wat zeker sinds de komst van Corona alleen maar belangrijker is geworden. Er zijn namelijk geen fysieke ontmoetingen meer in dit project. “Waar de dagplanning voorheen fysiek zou worden doorgenomen voordat iedereen op pad gaat, haalt iedereen nu zijn materialen op in een depot en rijdt vervolgens op basis van de door ons ontwikkelde app naar de juiste adressen” vertelt Cees Stahlie, Teamlead Store Operations van GrandVision Benelux.

“Tijdens dit project hebben we gezien hoe krachtig het Power Platform van Microsoft is. Engineers die onderweg zijn kunnen gemakkelijk hun installaties inzien, gereed melden en eventueel feedback geven aan het projectteam” aldus Cees. “Vervolgens hebben we samen met Agerion gewerkt aan Power BI rapportages die worden getoond in Teams. Hierdoor kan iedereen die toegang heeft tot de rapportages real-time inzien welke winkels op de planning staan en hoever we staan met de uitrol. Een prachtige tool voor zowel het projectteam als onze stuurgroep en het management. Je hoeft nooit meer je rapportage samen te stellen. Dit wordt volledig automatisch bijgewerkt.”

Momenteel zijn de teams in de afrondende fase. Bijna alle hardware is zonder fysieke ontmoetingen vervangen in de honderden winkels. Een enorme operatie, in samenwerking met de installateur Central Point en het hardwerkende team van GrandVision Benelux, waar Agerion met gepaste trots op terugkijkt.