Het naleven van een wet als de Wwft*. Is zoiets complex ook eenvoudig te maken? Vanuit haar missie omslachtige administratieve taken te vergemakkelijken, ontwikkelt Agerion samen met accountants- en advieskantoor Baker Tilly een applicatie die dat mogelijk moet maken. Hoe gaat zoiets in de praktijk?
Aan tafel zitten Agerion partner en tevens overall projectmanager Ed Berk (links), Agerion solution developer en deelprojectleider Jeffrey Tournier (midden) en Matthijs de Zoeten, IT-manager bij Baker Tilly (rechts). Wat kunnen zij vertellen over hun aanpak?
Wat was de opdracht?
Ed: “Wwft is een wet die ervoor moet zorgen dat klanten met een onacceptabel risico op witwassen of het financieren van terrorisme niet als relatie worden geaccepteerd. Is het accepteren van een prospect te risicovol voor Baker Tilly? Dan mag deze niet als klant worden toegelaten. Wordt de relatie geaccepteerd, dan wordt deze vervolgens gemonitord en jaarlijks opnieuw beoordeeld.
Al sinds 2013 had Baker Tilly twee applicaties in gebruik die het toetsen van prospects ondersteunden. Een praktische manier om te weten of je bepaalde klanten mag accepteren. Toch bestond al enige tijd de wens dit nog efficiënter te doen. Vooral als het gaat om eenduidige informatieverwerking en overzichtelijke rapportages.”
Voor welke oplossing is gekozen?
Ed: “KAM, afkorting voor Klant Acceptatie Management, is de nieuwe applicatie die de oude twee vervangt. Hiermee toetsen de relatiebeheerders onder welke voorwaarden zij een klant mogen accepteren, respectievelijk een relatie mogen continueren. Best een hele klus, maar met KAM nu een stuk eenvoudiger. De applicatie leidt je door een aantal vragen, zoals: Wat doet de klant? Doet de klant zaken in landen met een te verwachten risico? Welke belanghebbenden zijn nog meer gekoppeld aan deze klant?”
Is er gekozen voor maatwerk of voor confectie?
Jeffrey: “Er werd al gebruik gemaakt van bestaande systemen als Sharepoint en Microsoft Dynamics NAV voor gegevensopslag. Maar een applicatie zoals KAM, uiteindelijk weer gekoppeld aan die twee platformen, is helemaal maatwerk. Er zijn meerdere pakketten die een groot deel van de oplossing al in zich hebben. Maar die applicaties hebben vaak een complexe manier van gegevensinvoer. Vooral om het de gebruikers zo gemakkelijk mogelijk te maken, hebben we een stevig functioneel ontwerp gemaakt en hebben we dit doorontwikkeld binnen KAM.”
Wat zijn de voordelen van de nieuwe applicatie?
Matthijs: “Samen met ons interne Bureau Vaktechniek en diverse gebruikers binnen Baker Tilly is zorgvuldig nagedacht over het inrichten van de workflow. Onze relatiebeheerders en het secretariaat hebben nu veel meer inzicht in welk stadium van het proces een klant zich bevindt. Het creëerde bovendien het besef dat je op tijd moet beginnen met de beoordeling van potentiële klanten, anders kun je gewoonweg niet verder met een klant.”
“Enig huiswerk vooraf voorkomt veel problemen achteraf.”
– Ed Berk
Ed: ‘Het geeft wel enig huiswerk vooraf, maar voorkomt veel problemen achteraf. De gebruikers waarderen de eenvoud van het invoeren en kunnen nu ook gegevens inzien waar ze voorheen geen inzicht in hadden. Als er iets niet is ingevoerd, krijg je vanzelf een melding. De doorlooptijd van invoer naar de daadwerkelijke acceptatie van een nieuwe klant, is hiermee een stuk korter geworden.”
Matthijs: “Een ander voordeel is meer transparantie door een uniforme vastlegging van gegevens. Stuurinformatie op basis van knip- en plakwerk uit meerdere systemen is daarmee verleden tijd. Signaleren we afwijkend gedrag? Dan zijn we daar direct van op de hoogte en kunnen we tijdig ingrijpen.”
“Signaleren we afwijkend gedrag? Dan zijn we daar direct van op de hoogte en kunnen we tijdig ingrijpen.”
– Matthijs de Zoeten
* Wwft is sinds 2008 de wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme.
De interim IT professionals van Agerion zorgen voor overzichtelijke informatievoorziening vanuit het oogpunt van de gebruiker. Meer weten over onze aanpak in smart business solutions? Laten we kennismaken.
