Wanneer de promotiefolder van een retailer in je brievenbus valt, is er al veel aan vooraf gegaan. Dat geldt ook voor een digitale nieuwsbrief, dagdeal of kortingsvoucher in je mailbox. Want naast fotografie, tekst, opmaak en het drukken van dergelijke promotiematerialen is ook veel zorg besteed aan het promotieaanbod. Bij Welkoop kennen ze dit als geen ander. Met een oplage van 26 productfolders op jaarbasis is dat een hele toer. Sinds 2013 heeft Welkoop hiervoor een applicatie in gebruik om prijzen, kortingen, speciale seizoensacties en leveranciersafspraken in te voeren. Agerion werkte in 2017-2018 mee aan een nieuwe, nog gebruiksvriendelijkere versie van deze applicatie.
Een gebruikersvriendelijke applicatie waarmee je alles over een promotie op een eenvoudige manier invoert. Denk aan prijzen, kortingen, speciale seizoensacties, maar ook leveranciersafspraken.
Hanno van Harn en Ruud van Lierop, respectievelijk projectleider en junior category manager bij Welkoop, lichten samen met procesmanager Anne-Marije Klijnstra van Agerion de voordelen van Promotie Manager toe.
Wat ging eraan vooraf?
Ruud: “Iedere twee weken een productfolder en digitale nieuwsbrieven uitbrengen, was tot voor kort een arbeidsintensieve en foutgevoelige klus, door handmatige en dubbele invoer in meerdere systemen. De prijskaartjes maakten we met behulp van informatie uit Excel en ingevoerde kortingen en acties moesten handmatig worden gecontroleerd en hersteld.
Inmiddels wisten we dat er software bestond die dit proces kon verbeteren. Bovendien wilden we mee met de ontwikkelingen in de markt en gebruik maken van functionaliteit uit de programma’s van nu.”
Wat voor oplossing is Promotie Manager?
Hanno: “De nieuwe applicatie Promotie Manager is gebouwd met behulp van het Nederlandse software platform Mendix. Een zogenaamd low code platform met vooraf ingebouwde modules & templates. Met softwareontwikkelaar FlowFabric bouwden we de Promotie Manager op maat voor Welkoop. Visueel aantrekkelijk én in een relatief korte ontwikkeltijd.”
Hoe hebben jullie het project aangepakt?
Anne-Marije: “Een project als dit is voor ons een uitdagende opdracht. We hebben bij Agerion de nodige kennis en ervaring met dit soort retail-trajecten, onder andere bij een drogisterijketen. Maar elke opdracht heeft weer een eigen aanvliegroute. We begonnen met het in kaart brengen van het proces waarmee een productfolder of nieuwsbrief tot stand komt. Want bij het promotieproces zijn veel afdelingen betrokken, van marketing tot category management en promotiemanagers. Samen met Hanno en Ruud zaten we regelmatig aan de tekentafel om de scope van het project en de workflow in kaart te brengen. Ook keken we hierbij al vooruit waar het gaat om wensen voor nieuwe online media, waarmee Promotie Manager ook ingericht is voor de toekomst. Zo’n grondige voorbereiding verdient zich in een later stadium van het project altijd terug. Eind februari dit jaar zijn we namelijk begonnen en na vier maanden was Promotie Manager al een feit.”
“Een grondige voorbereiding verdient zich in een later stadium van het project altijd terug.”
– Anne-Marije Klijnstra, Agerion
Ruud: “Anne-Marije heeft ervaring met het promotieproces binnen bedrijven. Hierdoor wist zij al wat mogelijk was met een dergelijke oplossing voor promotiemanagement. Daarnaast denkt ze logisch na over de benodigde stappen in een workflow. Ze heeft een overkoepelende kijk op het geheel, met oog voor het proces. En als buitenstaander heeft ze ook een frisse kijk op de zaak.”
Hanno: “Voor dit project volgden we de Scrum-projectmanagementmethode, waarmee we het traject opdeelden in sprints die we stap voor stap uitvoerden. Daarmee konden we twee keer zoveel doen in de helft van de tijd. Met een dergelijke werkwijze is het meteen zichtbaar als je aan iets sleutelt. Dit in tegenstelling tot grote ontwikkeltrajecten, waar in het begin nog zo weinig zichtbaar is. Door met elkaar te scrummen, werkten we direct al aan de voorkant van de applicatie. Hierdoor zagen we meteen hoe de verschillende functionaliteiten werkten. We droegen letterlijk schouder aan schouder bij aan kleine deelprojecten die samen leidden tot de voltooiing van Promotie Manager.”
Ruud: “Na een week grondig testen, hebben we na een laatste finale check in één nacht de nieuwe applicatie geïmplementeerd. Dit was alleen mogelijk met goeddoordachte testscripts en een testcoördinator. Daarnaast hadden we de softwareontwikkelaar in huis. Dat is dan snel schakelen.”
Wat zijn de voordelen van Promotie Manager?
Ruud: “Vooral het gebruiksgemak. We maken nu minder fouten omdat het pakket helpt bij het invoeren van de juiste gegevens. De snelheid van de gegevensinvoer is daarmee enorm toegenomen. We gaan ook uit van one point of entry. Gegevens worden één keer ingevoerd en vervolgens in meerdere systemen gebruikt. De ingevoerde data wordt automatisch doorgestuurd naar andere systemen, zoals het kassasysteem, de webwinkel en het ERP-systeem. Promotie Manager biedt ook duidelijk overzicht in acties en promoties. Rapportages helpen ons de promoties makkelijk te evalueren. En met minder handmatig werk loopt het maken van promotiemateriaal op rolletjes.”
“Met Promotie Manager is de snelheid van de gegevensinvoer enorm toegenomen.”
– Ruud van Lierop, Welkoop
De interim IT-professionals van Agerion zorgen voor overzichtelijke informatievoorziening vanuit het oogpunt van de gebruiker. Weten of werken bij Agerion iets voor jou is? Laten we kennismaken!
