Recent werd D.I.O. Natuurdrogisterij Michelle in Zwijndrecht omgebouwd naar Bewust Winkelen, de nieuwe ‘groene’ retailformule van moederbedrijf Holland Pharma. Binnenkort volgen meer voormalige D.I.O.-winkels, onder andere in Puttershoek en Enkhuizen. Dit betekent dat het grote aantal ‘groene’ producten, dat Holland Pharma in haar conceptstore in Borculo heeft liggen, in steeds meer fysieke winkels in Nederland verkrijgbaar is. Klanten vinden in de nieuwe winkels alles op het gebied van gezondheid. Denk aan biologische en glutenvrije voeding, voedingssupplementen, natuurlijke lichaamsverzorging, natuurcosmetica en meer. En natuurlijk kunnen klanten hier ook terecht voor deskundig advies.
Met de oprichting van de nieuwe winkelformule Bewust Winkelen is ervoor gekozen om met een heel nieuw kassaregistratiesysteem te werken. Hoe verloopt de implementatie van zo’n geavanceerd kassaregistratiesysteem in de praktijk? En wat betekent dit voor de medewerkers? Bob Meeder, specialist bij Agerion op het gebied van kassaregistratiesystemen in de cloud, vertelt.
Vuurdoop
“Voordat we landelijk alle kassa’s gaan vervangen, houden we in conceptstore Borculo de vuurdoop. In deze conceptstore staan alle artikelen die Bewust Winkelen voert. Hier onderwerpen we het nieuwe kassasysteem en alle daaraan gerelateerde logistieke processen aan een grondige test. Zo werd tijdens de eerste testfase bijvoorbeeld al ontdekt dat de koppeling tussen klantinformatie en het spaartegoed niet goed verliep. Na het nodige speurwerk en herhaaldelijk testen, kwamen we erachter waar de fout zat. Dit soort leermomenten heb je liever al aan het begin in een centrale testomgeving.
Binnenkort volgt de uitrol van twee pilotstores in Puttershoek en Enkhuizen. Zodra de kassaregistratiesystemen hier de test ook goed hebben doorstaan, volgen de andere winkels van Bewust Winkelen.”
In de vingers
“We hadden al ervaring bij Bakker Bart met een soortgelijk systeem. In de basis komt het kassaregistratiesysteem bij Bewust Winkelen hiermee overeen, maar de inrichting van de kassa is toch weer compleet anders. Bij Bakker Bart heeft elk broodje een eigen knop op de kassa. Je kunt nou eenmaal geen barcode drukken op een broodje. Bij Bewust Winkelen kunnen we de producten wel laten scannen op basis van een barcode. Een verkooptransactie kan hiermee sneller worden afgehandeld.”
Data in de cloud
“Het nieuwe kassasysteem is ingericht met Microsoft Dynamics 365 for Retail en werkt met data in de cloud. Dit betekent dat de software en de master data van de producten zoals codes, omschrijvingen, prijzen, btw-percentages, kortingen en grootboeknummers altijd up-to-date zijn. In het weekend of ‘s nachts vinden de software updates plaats. Voorheen werkten de diverse winkels met verschillende kassasystemen en voerden medewerkers op het hoofdkantoor de master data wel in tien verschillende applicaties op. Nu is dat gecentraliseerd en zijn promoties, die op het hoofdkantoor in Borculo worden ingevoerd, direct zichtbaar op de kassa in de winkels van Bewust Winkelen. Door deze centralisatie en standaardisatie in de winkels heeft moederbedrijf Holland Pharma ook real time inzicht in de winkelverkopen en kan zij de aangesloten winkels en ondernemers beter ondersteunen.”
“Mensen vormen nog altijd de meest belangrijke schakel binnen de complexe IT-processen. In de eindoplossing moet dan ook een bepaalde logica zitten, waardoor zij makkelijk hun weg vinden in het systeem.”
– Bob Meeder, Agerion
De kassa van nu
“De nieuwe kassa’s bij Bewust Winkelen zien er indrukwekkend uit. Er is nu veel mogelijk en dat met beduidend minder knoppen. Het is belangrijk dat informatietechnologie met eenvoudige oplossingen in dienst staat van de gebruiker. Mensen vormen nog altijd de meest belangrijke schakel tussen de complexe IT-processen. We begrijpen dat medewerkers niet zomaar op knoppen drukken omdat dit zo is opgedragen. Gebruikers zoeken altijd naar de makkelijkste manier om iets te doen. In de eindoplossing moet dan ook een bepaalde logica zitten, waardoor zij makkelijk hun weg vinden in het systeem.
De kassa van nu vertelt de medewerker wat de volgende stap is. De digitale knoppen op de kassa, ook wel tegels genoemd, hebben een groot formaat en afzonderlijke, herkenbare kleur. Sommige functionaliteit die voorheen verstopt zat, is naar de eerste laag gehaald. Dat scheelt zoeken en bladeren door het menu. Voorheen waren er bijvoorbeeld wel vijf menu’s met verschillende artikelen met daarop mogelijk weer kortingen per product. Met de nieuwe kassa’s is het afrekenen gewoon een stuk makkelijker en overzichtelijker geworden.”
“De kassa van nu vertelt de medewerker wat de volgende stap is.”
– Bob Meeder, Agerion
Oefening baart kunst
“Om goed met de nieuwe kassa te kunnen werken, worden de medewerkers door ons opgeleid. Niet klassikaal in een zaaltje, maar heel praktisch: direct achter de kassa in de winkel. Met twee personen per keer laten we de medewerkers verschillende transacties doen. ‘Learning on the job’ zogezegd. Deze manier van opleiden wordt goed ontvangen. We voeren geen monoloog zoals bij een klassikale training, maar spelen voortdurend in op vragen en situaties die zich in de praktijk voordoen. Omdat we zelf ook ooit in de winkel hebben gestaan, kunnen we ons goed inleven en begrijpen we deze vragen heel goed. Vinden de medewerkers even hun weg niet in het kassasysteem, dan bekijken we waar dit door komt en zoeken we naar een manier om dat te vereenvoudigen. Je weg vinden in nieuwe systemen is altijd even wennen en dat kost tijd,maar met een positieve benadering en het benadrukken van de voordelen en het toegenomen gebruiksgemak, zijn de gebruikers in de meeste gevallen wel enthousiast te krijgen.”
De interim IT-professionals van Agerion zorgen voor overzichtelijke informatievoorziening vanuit het oogpunt van de gebruiker. Meer weten over onze aanpak in retail solutions? Laten we kennismaken.
