Een magazijn met ruim 67.000 artikelen. Van wattenstaafjes tot biologisch diervoeder en van scheermesjes tot glutenvrij brood. Je kunt het zo gek niet bedenken of het is wel aanwezig in de metershoge stellingen van het voorraadmagazijn van groothandel Holland Pharma. Alle producten, die je bij een drogisterij koopt of via de website bewustwinkelen.nl bestelt, zijn hier wel ergens in één van de vele groene en blauwe bakken te vinden.
Wat was de vraag van Holland Pharma en hoe voorziet Agerion hierin?
“DA, D.I.O en Bewust Winkelen zijn drie bekende drogisterijketens die onder dezelfde paraplu vallen. Holland Pharma vormt zo een one stop shop die producten uit voorraad levert aan deze drogisterijen, maar ook aan apotheken, reformzaken, therapeuten en andere drogisterijen. Zorg er dan maar eens voor dat het productinformatiemanagement van deze winkels een geoliede machine vormt. Holland Pharma zette de afgelopen jaren daarom in op procesverbetering en optimalisering van de dienstverlening.
Met zoveel verschillende winkelketens, elk met hun eigen systemen, was het vooral van belang om voor eenheid te zorgen in werkwijzen en data. We zijn daarom begonnen met het opstellen van een roadmap. Wat moest er behouden blijven, wat kon beter? Agerion bracht samen met een team van Holland Pharma alle productgerelateerde processen in kaart. Inmiddels zijn we begonnen met het inrichten van het kassasysteem van twee winkels: een conceptstore in Borculo en een flagship store in Zwijndrecht. Hiervoor maken we gebruik van Microsoft Dynamics 365 for Retail.”
Hoe weten jullie of deze nieuwe IT-infrastructuur voldoet aan de klantwens?
“Je kunt alle nieuwe winkels inrichten met een nieuw kassaregistratiesysteem en er dan pas achter komen wat wel en wat niet goed werkt. Of je kijkt vooraf in een testsituatie waar eventueel nog bijsturing nodig is. Bij Holland Pharma maken we daarom gebruik van een conceptstore. Hier vind je veel van de artikelen uit de voorraad terug. Soms goedkoper aangeboden, omdat ze de uiterste houdbaarheid gaan overschrijden. Maar ook langer houdbare producten, zoals shampoo, edelstenen, boeken en flesjes Bachbloesems worden hier verkocht. Ook vind je hier het grootste assortiment met glutenvrije producten. Er zijn therapeuten aanwezig die behandelingen uitvoeren met de producten uit de winkel. En al is het een conceptstore, iedereen kan hier dagelijks ‘bewust’ boodschappen doen. Op sommige tijden kan het hier ook behoorlijk druk zijn.”
Wat is de waarde van zo’n conceptstore voor het eindproduct?
“De conceptstore levert voor Holland Pharma belangrijke informatie op. Dat gaat verder dan de werking van het kassasysteem, want in de conceptstore komen we alle dagelijkse werkprocessen tegen. Wat is bijvoorbeeld de ideale looproute door de winkel? Hoe richt je schappen het beste in? Waar ontstaan knelpunten? Welke producten lopen goed, welke minder en hoe stem je het logistieke proces van de assemblage hier dan optimaal op af? Want ook al is de afstand relatief klein, het transport van goederen van magazijn naar de nabijgelegen winkel vormt een realistische en zeer praktische testomgeving.”
Wat is nu de volgende stap in het project?
“Het inzichtelijk maken van alle werkprocessen en het opschonen van alle gegevens is nu zo goed als afgerond. Het ging om veel gegevens uit meerdere systemen. Dit heeft dan ook zo’n anderhalf jaar in beslag genomen. Nu staan we aan het begin van fase twee: het implementeren van de nieuwe software Microsoft Dynamics 365 for Retail en het inrichten van alle nieuwe werkprocessen binnen Holland Pharma en de aangesloten winkelketens.
Software als Microsoft Dynamics 365 is een goed hulpmiddel om een gestructureerde manier van werken ‘af te dwingen’, omdat je stap voor stap de werkprocessen doorloopt. En dat zijn er nogal wat in een bedrijf als Holland Pharma. Denk aan artikelbeheer, orderverwerking, winkelbeheer en kassaregistratie. Je zou ook kunnen zeggen dat een pakket als dit een kapstok is om alle werkprocessen gestructureerd aan op te hangen.
In fase drie evalueren we of alles naar tevredenheid werkt en of medewerkers echt geholpen zijn met een nieuwe manier van werken. In die fase komt het vooral aan op het finetunen van de gebruikerswensen.”
“Naast techniek, vraagt een grootschalig project als dit ook om begeleiding van mens en organisatie”
– Mario Jungmann, Agerion
Waar zie je uitdagingen in dit project?
“Een grootschalige retailomgeving als deze inrichten, vraagt om een gedegen voorbereiding en een intensieve samenwerking met de klant. Voordat zo’n groot project van a naar z is gebracht, zijn er altijd wel wat hobbels te nemen. Dan kun je altijd wel wat weerstand verwachten. En wat als een opdrachtgever dan toch vaart wil maken?
Met dit project zetten we het IT-landschap van de klant toch wel even op z’n kop. Nieuwe technische mogelijkheden en een nieuwe manier van werken, dat is altijd even wennen voor alle betrokkenen. Het is dan ook logisch en begrijpelijk dat er weerstand ontstaat. Dat is een uitdaging waar je altijd rekening mee moet houden bij een verandertraject. Naast techniek, vraagt een grootschalig project als dit ook om begeleiding van mens en organisatie.”
Weten hoe Agerion kan bijdragen aan een effectief winkelmanagement?
In het interview met Bob Meeder leest u hoe het team van 365 Retail van Agerion een compleet nieuw kassaregistratiesysteem in de cloud als eerste implementeert in de flagship store van Bewust Winkelen in Zwijndrecht.
Staat u ook voor een IT-uitdaging als deze? De IT-professionals van Agerion en 365 Retail begeleiden een dergelijk project van a tot z. Op het gebied van consultancy, lijn- en projectmanagement. Neem vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie. Wij helpen u graag op weg.
