In Werk aan de winkel
O

Op tijd weten wanneer brooddeeg moet worden bijbesteld. Er niet eens meer over na hoeven denken, want het kassasysteem heeft de bestelling namelijk zelf al doorgegeven aan de groothandel. Piektijden met voldoende winkelpersoneel opvangen, zonder daar zelf voor te hoeven puzzelen. Het kassasysteem heeft de medewerkers volautomatisch ingeroosterd en via WhatsApp al van hun werktijden op de hoogte gesteld. Het klinkt nu nog wat futuristisch, maar het behoort binnenkort wel degelijk tot de mogelijkheden voor de 160 franchisenemers van Bakker Bart waar per jaar meer dan 20 miljoen keer de kassa rinkelt.

Wanneer het management van Bart’s Retail in het voorjaar van 2017 de hoofden bij elkaar steekt, worden er knopen doorgehakt. Veel is er al vergaderd over het vervangen van het verouderde kassasysteem van Bakker Bart. Pure noodzaak, want het support hierop komt te vervallen en daarmee ook de reguliere updates van de leverancier. Maar er zijn ook ambities: Bart’s Retail wil inzetten op de toekomst. Want the internet of things mag dan nog in de kinderschoenen staan, in een concurrerende markt wil het managementteam inzetten op innoverende technologie.

Vooral om grip te hebben op kostenbewust voorraadbeheer en resources zo efficiënt mogelijk in te zetten, kiest Bart’s Retail voor een flexibel uit te breiden kassasysteem op basis van Microsoft Dynamics 365 voor Retail. Bakker Bart is daarmee één van de eerste retailers in Nederland die het winkelmanagement hierop inricht en zich zo voorbereidt op de nabije toekomst.

Als koploper overstappen op een nieuw systeem is altijd een gewaagde stap. Zal het zich in de praktijk kunnen bewijzen en aan de verwachtingen voldoen? En hoeveel weerstand kun je verwachten, wanneer gebruikers hun weg nog moeten vinden in de nieuwe functionaliteit? De overstap naar een nieuw kassaregistratiesysteem is dan ook best een huzarenstukje te noemen. Wat zijn de ervaringen tot nu toe? Martijn Wolsink, franchiseondernemer bij Bakker Bart in Doetinchem, vertelt in zijn winkel over de eerste ervaringen en over de samenwerking met Agerion.

bakker-bart-winkel-doetinchem-16

Wat ging eraan vooraf?

Martijn Wolsink: “Ons kassaregistratiesysteem was niet meer van deze tijd. De backoffice was verouderd en de hardware was inmiddels afgeschreven. Bovendien was hedendaagse functionaliteit, zoals contactloos betalen, niet mogelijk.

Verder wilden we de webshop nieuw leven inblazen en onze online marketing kunnen afstemmen op de data van eerdere verkoopresultaten. Op het verlanglijstje stond ook de wens om efficiënter te kunnen factureren aan grootafnemers en ons voorraadbeheer volledig te automatiseren.”

Hoe hebben jullie het project aangepakt?

“Gedurende het project nam de complexiteit toe. Misschien wilden we ook wel wat veel en moesten we voortdurend keuzes maken. We hebben Agerion gevraagd ons daarbij te helpen. De divisie 365 Retail van Agerion richt zich volledig op de automatisering van retail klanten en kon ons begeleiden bij de inrichting van een op maat gemaakt kassa-dashboard. Een persoonlijk ingericht scherm waarop we niet alleen zien wat we als winkelketen landelijk verkopen, maar ook wat wij lokaal in Doetinchem verkopen.

Aan de tekentafel heeft onze interne werkgroep samen met 365 Retail een shortlist van functionaliteiten opgesteld. Dit vormde de basis voor een zo eenvoudig mogelijk kassasysteem.”

Waarom Microsoft Dynamics 365?

“Het nieuwe kassasysteem is ingericht met Microsoft Dynamics 365 voor Retail. Hiermee is de kassa toegerust met de nieuwste ontwikkelingen waardoor we efficiënter kunnen werken. Updates worden bijvoorbeeld automatisch ’s nachts uitgevoerd. We hebben geen last van virussen en we kunnen ongelimiteerd data opslaan in de Cloud. We factureren nu ook automatisch aan onze klanten en de financiële gegevens worden direct naar de accountant doorgestuurd.”

bakker-bart-winkel-doetinchem-18

Wat zijn de eerste ervaringen met het nieuwe kassasysteem?

“De pilot met het nieuwe kassasysteem vond hier in Doetinchem plaats. Onze winkel was één van de eerste waar deze kassa in gebruik is genomen. Ons winkelpersoneel pakt het nieuwe systeem snel op. Met name jongere medewerkers zijn deze manier van werken al gewend. Volgens hen werkt het afhandelen van de verkoop sneller door het contactloos betalen.”

“Ons winkelpersoneel pakt het nieuwe systeem snel op. Met name jongere medewerkers zijn deze manier van werken al gewend.”
– Martijn Wolsink, Bakker Bart Doetinchem

Klaar voor de toekomst

“Ik kan me voorstellen dat het voor sommige franchisenemers niet altijd makkelijk is om in te zien wat de voordelen van het nieuwe systeem zijn. Om bijvoorbeeld van alles in het systeem te moeten registreren, om daar dan het winkelmanagement op te kunnen sturen, is iets waar je aan moet wennen. Zij vragen zich weleens af waarom ze een nieuwe kassa nodig hebben. Dat is best begrijpelijk, want op het eerste gezicht is er nu nog niet veel veranderd. Maar vanaf hier zijn de mogelijkheden eindeloos.

Het grote voordeel van de nieuwe technieken is dat we de kassa’s eenvoudig kunnen uitbreiden met nieuwe functionaliteit. Betalen via de achterkant van je mobiele telefoon bijvoorbeeld. Een dergelijke functionaliteit is straks eenvoudig door te voeren omdat het systeem daar nu al grotendeels op voorbereid is.

bakker-bart-winkel-doetinchem-1

De trend is dat er steeds meer broodjes worden besteld via onze eigen webshop en via de bestelplatforms van derden, zoals Thuisbezorgd.nl. Zodra het nieuwe kassaregistratiesysteem in alle winkels beschikbaar is, gaan we de webshop hieraan koppelen. Dit maakt het mogelijk om alleen producten op ons website aan te bieden die we ook daadwerkelijk in voorraad hebben. Onze klanten grijpen daardoor nooit mis.

Het managen van de winkel zal naar mijn verwachting de komende jaren ook steeds meer datagestuurd zijn. Zo kunnen we straks het koopgedrag van klanten monitoren en hier bijvoorbeeld ons inkoopbeleid en onze marketing beter op afstemmen. En weten we straks wat we op welke momenten van de dag verkopen en in welke seizoenen. Ook kunnen we piekmomenten daardoor beter inschatten en hier het aantal winkelmedewerkers op inroosteren.

Een van de duurzame voordelen is dat we straks minder voedsel verspillen omdat we beter weten wat we verkopen. We hoeven simpel gezegd minder producten weg te gooien omdat we beter in staat zijn in te schatten hoeveel we op een dag nodig hebben.”

“Een van de duurzame voordelen is dat we straks minder voedsel verspillen omdat we beter weten wat we verkopen.”
– Martijn Wolsink, Bakker Bart Doetinchem

Hoe verder?

“Het inrichten van de kassasystemen is een nog lopend proces, dat in de eerste helft van 2019 wordt afgerond. Bovenstaande voordelen moeten dus nog gaan blijken. Bart’s Retail houdt ons als franchisenemers met nieuwsbrieven op de hoogte. Ook communiceren we als ondernemers onderling veel met elkaar, geven elkaar feedback en vertellen waar we tegenaan lopen. De werkgroep zetten we binnenkort om naar een commissie waarmee we samen met 365 Retail onze wensen bespreken. Zo bouwen we met elkaar aan een toekomst waar we ons allemaal in kunnen vinden.”

bakker-bart-winkel-doetinchem-14

Staat u voor een IT-uitdaging, op het gebied van consultancy, lijn- of projectmanagement op interimbasis? Laten we kennismaken.